+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Можно ли в шкафу хранить трудовую книжку

Трудовая книжка — главный документ, подтверждающий официальную трудовую деятельность работника и ее продолжительность, проще говоря, стаж. Без нее не обойтись при поиске работы, или оформлении пенсии. Трудовые книжки в организации находятся в виде чистых бланков и вкладышей, а также в виде уже заполненных документов. В первом варианте в соответствии с п. Учитываются они в расходно-приходной книге, то есть считаются материальными ценностями организации.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Опубликовано: 09 сентября, Категория: Выселение Автор: admin Комментариев нет.

Где должны храниться трудовые книжки работников?

Опубликовано: 09 сентября, Категория: Выселение Автор: admin Комментариев нет. Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. ТК на руки, это изменение внесли позже Но и тогда, работодателю приходилось выдавать трудовые книжки при оформлении пенсии, а иногда и вносить изменения на титульный лист………пенсионный требовал.

Lena1 23 марта в 11 0 Nasty 23 марта в 12 0 Можно ли отнести в организацию копию основной трудовой книжки и оригинал вкладыша? Или нужно чтобы в компании хранились оригиналы? Или нужно чтобы… еще в компании хранились оригиналы? Просто сейчас как-то ненадежно относить полностью заполненную трудовую книжку, которую могут потерять или истрепать В нормальных компаниях не треплют и не теряют.

Сделайте себе копию. Минфином СССР Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения. Мума 25 августа в Сергей 25 августа в Только зарегистрированные пользователи могут отвечать в темах форума. Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите в свой личный кабинет. Если потерял трудовую книжку: что делать Следовательно, ни о каком дисциплинарном нарушении речь не идет. Потеряли книжку на работе: что делать Важно: как только обнаружилась пропажа книжки по вине организации, сразу же составляется соответствующий акт.

Оформление дубликата трудовой книжки С чего начинается оформление дубликата при потере трудовой книжки, что делать, если на руках у работника нет документов, подтверждающих стаж? Разберемся по порядку. На практике небольших предприятий на эту должность назначаются работники из других отделов. Работодатель самостоятельно выбирает ответственное лицо, после чего издает Приказ о его назначении.

В таблице указанны штрафы за нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек Ответственное лицо Размер штрафа Должностное лицо или предприниматель от 1 тыс. Юридическое лицо от 30 тыс. НО если Вам нужна для каких то целей личных трудовая вы пишите заявление у ок в книге ставите подпись число и забираете книжку, но после ее надо вернуть!!! Ходить и вносить записи. Действия работодателя при утере трудовой книжки Даже при соблюдении необходимых условий хранения личных документов работников возможны случаи утери или порчи трудовых книжек.

Рассмотрим две возможные ситуации:. Это позволяет выбрать место хранения самостоятельно: главное, чтобы условия позволяли обеспечить защиту от утери и порчи документов. Обеспечить сохранность документов о трудовой деятельности работодатель обязан на протяжении всего срока действия договора с работником. Так, в соответствии со ст. Внимание По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Ответственность работодателя и работника за несоблюдение порядка обращения с трудовыми книжками В соответствии с п. В свою очередь, ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо. О назначении такого лица — как правило, сотрудника кадрового органа предприятия — работодатель издает соответствующий приказ распоряжение.

К его бланку, форме и ведению предъявляются требования, аналогичные требованиям к самой трудовой книжке. На работодателя возложена обязанность иметь постоянный запас необходимого количества бланков трудовых книжек и вкладышей в них п. Подобные бланки можно встретить в магазинах канцтоваров и киосках, торгующих печатной продукцией для населения, но такая продажа не является законной. Бухгалтер или кадровик будет вести учет книжек и хранить их. Для назначения нужен приказ, в нем можно написать так:.

Но такая инициатива сопряжена с рисками технического характера, которые требуют серьезной проработки, поэтому соответствующий закон пока не принят. Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25—50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации. Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.

Можно заверить у нотариуса и хранить у себя. На всякий случай. Легче будет восстановить если что… Снег 23 марта в 14 -4 Бух, Я нарушаю. Важно На всякий случай. Смотритель 26 марта в 16 0 Бух: В нормальных компаниях не треплют и не теряют. Абсолютной гарантии, конечно, нет. Я просто к слову: у нас один претендент попросил показать, где будут храниться его ТК и остальные приёмные документы. Внимание Снег Бух, Я нарушаю.

Не храню у себя трудовые книжки. Не хочу отвечать за их сохранность. У меня был неприятный опыт, когда книжка была утеряна. Только зарегистрированные пользователи могут отвечать в темах форума. Во всех остальных случаях книжка остается на хранении у работодателя и ее выдача на руки строго запрещена.

Счет, включающий информацию о суммах, составляется в свободной форме с приложением чеков, квитанций или иных документов, свидетельствующих об оплате. Сроки хранения трудовых книжек на предприятии Срок хранения трудовых книжек, не полученных работниками при расторжении с ними трудовых договоров например, в случае их отказа от получения , составляет 50 лет. Все внесенные в документ записи в течение этого периода будут являться действительными.

Трудовая книжка является обязательным документом для каждого трудоустроенного гражданина, который проработал на предприятии более 5 дней. Данный документ является подтверждением трудовой деятельности и стажа человека. Внимание Где хранится трудовая книжка Согласно действующему законодательству, трудовая книжка должна после оформления храниться у работодателя.

Со всеми вносимыми в документ записями работники кадровой службы обязаны ознакомить владельца трудовой, поскольку он несет ответственность за все сведения, внесенные в документ. Многие интересуются вопросом, можно ли выдавать трудовую книжку на руки.

Задержка возврата Иногда случается так, что после того как забрал, работник не предоставляет трудовую книжку в назначенный день.

Причины могут быть самые разные, от банального потерял и забыл, до каких то существенных происшествий, когда он не может отдавать её. Не переживайте, если вы являетесь сотрудником отдела кадров, а предпримите следующие действия.

Попытайтесь связаться с работником и выяснить причину задержки. Если она объективна, то дайте небольшую отсрочку, если же нет, то предупредите работника о возможных санкциях. Если дозвониться не удалось или же на ваши предупреждения не последовало никаких действий, вы можете оштрафовать работника за каждый день просрочки на пятьсот рублей. В противном случае, вовсе лишить части заработной платы. Что делать, если сотрудник не отдает документ? Если денежные санкции не помогли вам справиться с задачей — не отчаивайтесь.

На этом перечень заканчивается, но стоит помнить о том, что каждый случай индивидуален и имеет право на то чтобы существовать в нашем мире. В расписке указывается имя работника, его фамилия и отчество. Также не стоит забывать про дату написания расписки. В расписке работник должен сообщить, когда он намеревается вернуть трудовую книжку в отдел кадров.

Иногда работодатель для пущей уверенности в действительности расписки просит работника оставить свои паспортные данные в расписке. Это требование также законно и основано на законных актах. Поэтому если требование имеет место быть, то отказ от него становится основанием для невыдачи вам трудовой книжки.

Как правильно заполнить? Заявление пишется на листе А4. Обязательно используйте синюю или же черную пасту. Избегайте в заявлении излишней эмоциональности, используйте грамотный юридический язык и четкие формулировки. Если вы ссылаетесь на какую то статью в законе, то непременно указывайте название нормативно правового акта, в котором вы почерпнули знания.

Правил ведения трудовых книжек. Сборник типовых ситуаций, Ежедневно мы отбираем важные для работы бухгалтера новости, экономя ваше время. Получайте бесплатную рассылку бухгалтерских новостей на электронную почту. Законодательство нашей страны регулирует каждый аспект, касаемый действий при увольнении сотрудника и любое противоречие является нарушением закона и может быть оспорено в суде. Отношения работника и работодателя в момент осуществления трудовой функции регулирует одноименный кодекс.

Законодатели уже давно рассматривают вопрос о введении электронных трудовых книжек в России. Сначала это планировалось сделать в году.

Но в настоящее время в России все еще действуют бумажные трудовые книжки. Минтруд также заявил о том, что нужно более детально изучить вопрос о переводе граждан нашей страны на электронные трудовые документы. Потому что, по мнению многих специалистов, это позволит уменьшить количество пересылки бумажных документов. Во всех остальных случаях сотрудник имеет право лишь на получение копии данного документа. Если сотрудник скончался, трудовую книжку может получить его супруга или другие родственники, но только под расписку.

Здесь же хотелось бы сказать еще о том, что работодатель должен приобретать трудовые книжки и вкладыши к ним только в специальных печатных центрах, а также следить за тем, чтобы они соответствовали государственным требованиям.

Ведь на каждого молодого сотрудника организация самостоятельно заводит трудовую книжку, в которую вносит сведения о первом месте профессиональной деятельности гражданина. Последний не обязан приобретать ее самостоятельно. При увольнение работника запись в трудовую книжку вносится только на основании приказа руководителя.

Инструкция: как правильно хранить трудовые книжки

Трудовые книжки. Трудовые книжки работников, а также чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них должны храниться в сейфе или в специальном помещении организации, позволяющем обеспечить их сохранность п.

Для быстрого и безошибочного нахождения трудовых книжек в организации можно составлять картотеку трудовых книжек работников. За хранение трудовых книжек отвечает работник, назначенный приказом руководителя организации.

Если за ведение трудовых книжек отвечает другой работник, то он получает чистые бланки трудовых книжек от работника, ответственного за их хранение, по письменной заявке п. Для учета трудовых книжек работодатель должен вести две книги п. Все имеющиеся в организации чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них указываются в приходно-расходной книге. В ней же делается отметка о выдаче бланка для оформления п. Если бланк трудовой книжки был испорчен, то его надо уничтожить, о чем составляется акт п.

Сведения о трудовых книжках и дубликатах трудовых книжек работников, в том числе оформленных в вашей организации, записываются в книгу учета движения трудовых книжек п. Работник, получающий трудовую книжку при увольнении, должен расписаться в графе 13 книги учета движения трудовых книжек.

Если уволенный работник не забрал трудовую книжку, она хранится в организации до востребования п. Подробнее читайте в Статье : Хранение невостребованных трудовых книжек по правилам Кожанова Е.

Тот факт, что организация ведет личные дела работников, не избавляет ее от необходимости вести личные карточки. Личная карточка в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника.

Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования. Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный, запирающийся на ключ, шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, имеют только работники отдела кадров, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег.

При работе с карточками и делами не допускается оставлять их на столе, тем более на ночь или на время отпуска или другого временного отсутствия кадровика. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.

Наличие журнала учета личных карточек и или журнала личных дел работников не обязательно для коммерческих организаций. О передаче этих документов в архив организации и дальнейшее хранение читайте в Статье : Хранение личных карточек и личных дел Кожанова Е. На заметку: за нарушение правил хранения трудовых книжек и личных дел возможно привлечение к ответственности за нарушения трудового законодательства ст.

Электронная трудовая книжка от бумажной версии к электронной. Будьте бдительны: не заполняйте предлагаемые формы и не отправляйте денежные средства для возврата! Как хранить трудовые книжки и личные дела сотрудников? Трудовые книжки Трудовые книжки работников, а также чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них должны храниться в сейфе или в специальном помещении организации, позволяющем обеспечить их сохранность п. Подписаться на новости законодательства. Еще по этой теме Обзоры Мероприятия Записи мероприятий.

Популярное Обзоры ФНС напомнила, как платить НДФЛ и страховые взносы с матпомощи работникам Как платить НДФЛ и страховые взносы с оплаты вынужденного простоя Возникнут ли налоговые риски по налогу на прибыль и НДС, если арендодатель заключит дополнительное соглашение о существенном снижении арендной платы в г.? Как оформить возвращение работников в офис с удаленной работы: отвечает эксперт региональной ГИТ Нужно ли включать в график отпусков новых работников?

Электронные трудовые книжки: практика применения в году Пособия по временной нетрудоспособности: сложные вопросы. Записи мероприятий НДС и налог на прибыль: когда исправляем, а когда корректируем Характерные нарушения налогового законодательства: анализируем риски и находим возможность избежать нарушений.

Часть 2 Характерные нарушения налогового законодательства: анализируем риски и находим возможность избежать нарушений. Часть 1 Трудовое право и кадровое делопроизводство: все самое важное для кадровика в году. Часть 2. Справочная информация. Правовой советник. Обратная связь. Вы можете убедиться в качестве наших продуктов и услуг, ведь, как известно, лучше один раз увидеть, чем раз услышать. КонсультантПлюс получите бесплатный демо-доступ к интересующему вас комплекту СПС КонсультантПлюс и решите актуальную для вас проблему Вебинар закажите доступ к записи вебинара на актуальную тему на выбор для бухгалтера, кадровика, юриста, специалиста по госзакупкам, бюджетной организации Семинар бесплатно посетите семинар на интересующую вас тему на выбор из программы ближайших образовательных мероприятий для разных специалистов Курсы повышения квалификации ИПБР посетите бесплатный семинар курсов повышения квалификации на выбор из 11 спецкурсов ИПБР с нулевого уровня до аттестации ИПБР СБиС закажите бесплатную демонстрацию системы электронной отчетности СБиС и убедитесь посмотрите , как она сэкономит вам время и сбережет силы при работе с документами.

Заказать звонок. Заказать аудит. Купить КонсультантПлюс меню. Вход Регистрация. Активация аккаунта Забыли пароль? Стать клиентом. Информационное сообщение. Остерегайтесь мошенников!

Как правильно организовать хранение трудовых книжек в организации и для чего нужен их строгий учет?

Трудовая книжка — главный документ, подтверждающий официальную трудовую деятельность работника и ее продолжительность, проще говоря, стаж. Без нее не обойтись при поиске работы, или оформлении пенсии. Трудовые книжки в организации находятся в виде чистых бланков и вкладышей, а также в виде уже заполненных документов. В первом варианте в соответствии с п. Учитываются они в расходно-приходной книге, то есть считаются материальными ценностями организации.

Заполненная трудовая книжка — документ, принадлежащий работнику. При оформлении сотрудника кадровик принимает ее на хранение, при увольнении — возвращает владельцу. Все это сопровождается соответствующими записями в книге учета движения трудовых книжек.

Работодатель обязан не только сохранить их, но и не допустить разглашения личной информации сотрудников. Если потеряны чистые бланки, ответственному работнику грозит дисциплинарное взыскание. Кроме того, придется возместить предприятию стоимость материальных ценностей.

За сохранность трудовых книжек персонала отвечает руководитель организации и ответственный работник. Если этот важный документ потерян по вине работодателя, он обязан восстановить его за свой счет. Хорошо, если трудовой стаж сотрудника непродолжительный, или это первое место работы. А если 10 или 20 лет плюс 5 или 10 предприятий, некоторые из которых уже закрылись?

Придется посылать запросы и восстанавливать весь трудовой путь. Если кадровик не отдал сотруднику трудовую книжку в день увольнения, и он не смог из-за этого устроиться на новое место работы, то работодателю придется компенсировать заработную плату за время вынужденного безделья. Кроме того, нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек на предприятии влечет административную ответственность в виде административного предупреждения или штрафа. В соответствии со ст.

Предпринимателям и юрлицам грозит и более суровое наказание — приостановление деятельности на срок до 90 дней. Как видите, халатное обращение с трудовыми книжками дорого обходится руководству предприятия и ответственным лицам. Проще не допустить потери этого важного документа, и организовать правильное хранение. Законодательство обязывает хранить трудовые книжки в металлических шкафах, сейфах и специально оборудованных для этого помещениях. Самый оптимальный вариант — купить офисный сейф для кадровой службы.

Современный рынок предлагает множество моделей разной вместимости и уровня защиты. Поэтому легко найти подходящую с учетом потребностей организации. Выбирайте сертифицированный взломостойкий или огневзломостойкий сейф. Второй вариант больше подходит для хранения трудовых книжек — такой сейф защит от злоумышленников и спасет документы при пожаре. Во время работы часто приходится открывать и закрывать сейф, значит, нужен удобный замок.

Как правило, на офисных сейфах устанавливают ключевые и кодовые механические или электронные замки. По надежности они почти не уступают друг другу, но вот удобство эксплуатации у них совершенно разное. Первый вариант скажем так не самый удобный — ключ придется все время носить с собой, оставлять его в сейфе нельзя. Механический кодовый замок — самый неудачный вариант, поскольку набор кодовой комбинации — занятие непростое, щепетильное и занимает непозволительно много времени.

Оптимальное решение — электронный кодовый замок. Открывается он за считанные секунды. Продвинутые модели позволяют устанавливать и менять персональные коды для нескольких пользователей. Пригодятся и другие функции, например, аудит открытий и защита от подбора кода.

Офисный сейф станет верным помощником и надежной защитой ценностей организации, затраты на его приобретение оправдают себя. Трудовая книжка — главный документ работающего человека, в нём отражена вся информация о периодах его трудоустройства, а также причины и условия приёма и увольнения. Правила ведения и хранения трудовых книжек строго регламентированы в законодательстве и подлежат чёткому выполнению. Нарушение представляет собой порчу материала и влечёт административные санкции.

Ключевым документом, регулирующим аспекты, связанные с трудовыми документами является шестьдесят шестая статья кодекса. В ней отражены базовые принципы, и именно на основании этого нормативного акта были изданы специальные правила.

Постановлением министерства труда номер шестьдесят девять от года была издана инструкция. В ней отражены сведения о процедуре заполнения материалов. Ведение трудовых книжек носит не просто рекомендательную форму, но и влечёт санкции в случае нарушения базовых норм. Все правила и инструкции сохранились в неизменном виде с конца восьмидесятых годов прошлого века и являются актуальными на сегодняшний день. Сам документ представляет собой специальный бланк, состоящий из двадцати разворотов, пронумерованных.

Каждый раздел несёт конкретную информацию и на всех страницах пропечатаны серия и номер документации. В случае, если лимит страниц в материале исчерпан — добавляется вкладыш, к оформлению которого предъявляются аналогичные требования. В соответствии с сорок четвёртым пунктом правил у работодателя всегда должен быть запас чистых трудовых книжек, а также вкладышей в них. Ведение материалов осуществляется в отношении всех сотрудников, официально трудоустроенных свыше пяти дней. Отказ в трудоустройстве по причине отсутствия бумаг — не законен.

Наряду с этим не рекомендуется приобретение книг в обычных канцелярских магазинах, так как там нет гарантий подлинности. Сведения о нарушениях, в том числе выговор и замечание в документации не фиксируются. Исключение, если они являются основаниями для увольнения. Порядок ведения трудовой книжки важен не только для работодателя, но и для работника.

Если по причине действий второго она будет испорчена, восстановление потребует сил, времени и дополнительных расходов. Если в компании есть официальная печать, то при приёме человека на работу она ставится на титульную страницу. При отсутствии символического отображения компании подпись руководителя сопровождается записью о том, что печать не предусмотрена, такое допустимо для ИП. Так как трудовая книжка относится к документам строгой отчётности, то её хранение регламентировано положениями привил.

Если соответствующие отделения в компании отсутствуют, то управлением занимается непосредственно руководитель или владелец фирмы. В первой книге отражается информация о новой документации, с подробным указанием дат поступления и расхода, а также идентификационных данных бумаг. Во второй — фиксируются сведения о выдаче трудовых книг уволенным сотрудникам.

Последнее действие обязательно сопровождается подписью самого работника о получении. Ни в инструкции, ни в правилах не акцентировано в каких условиях осуществляется хранение журналов.

В связи с этим целесообразно обратиться к положениям, связанным с общим документооборотом. Трудовые книжки содержат персональные данные о сотрудниках, следовательно, недопустимо их размещение в местах, где присутствуют посторонние лица. Рекомендуется осуществлять хранение в сейфах или металлических шкафах, закрываемых на ключ. Доступ к бумагам строго ограничивается. Учёт трудовых книжек — одно из действий при проведении инвентаризации.

Любое несовпадение в данных — повод для более тщательной проверки и даже внутреннего расследования. За хранение и ведение отвечает конкретный уполномоченный работник. Становится он таковым после издания приказа руководителем о назначении. Как правило, обязанности возлагаются либо на бухгалтера, либо на специалиста из отдела кадров. По общему правилу, трудовые книжки находятся на сохранности у работодателя в течение всего периода трудоустройства.

Бумаги совместителей не предоставляются руководству компании. По письменному запросу сотрудник вправе запросить свой документ на короткое время, например, для предоставления в налоговую или иной государственный орган.

Первый вариант наиболее распространён. Привлечение доверенного лица, как правило, связано с нежеланием или невозможностью работника самостоятельно обратиться к работодателю. Для такого способа необходимо оформление нотариально заверенного документа, в котором фигурирует информация о всех трёх сторонах: сотруднике, компании и доверенном человеке. Использование третьего метода связано с аналогичными причинами, но требует расходов предприятия.

Однако, по предварительному соглашению это допустимо. Сложности возникают с умершими работниками, чьи трудовые книжки остались у работодателя. Согласно закону они выдаются близкому родственнику в заявительном порядке. Если родня отказывается от получения или не проинформирована о необходимости, то трудовая книжка хранится у работодателя в течение семидесяти пяти лет.

В инструкции по ведению трудовых книжек уточнено, что если работодатель нарушил нормы содержания материалов уволенных сотрудников, то его вправе привлечь к административной и гражданской ответственности. В связи с этим иногда в архиве фирмы могут сохраняться бумаги за несколько десятков лет. Если сотрудник отказывается от получения своих документов, руководство компании составляет соответствующий акт и прикладывает к личному делу, тем самым обезопасив себя от административного штрафа за удержание.

На уровне федеральных органов власти России на данный момент подготовлен проект, который пока не вступил в силу, связанный с корректировкой правил ведения трудовой документации. На рассмотрении находится и законопроект о внедрении в оборот электронных книг, которые заменят бумажный вариант. Однако, до утверждения ещё далеко, так как требуется продумать множество нюансов.

Стоит также учитывать, что внедрение электронной документации требует создания мощной платформы, сохраняющей конфиденциальность информации. На текущий момент ряд передовых компаний наряду с книгами учёта внедряют онлайн-журнал, в который в том числе вносятся сведения относительно трудовых книжек и их движении. Ни одно из нововведений ещё не вступило в силу, значит, работодателям стоит руководствоваться стандартными процедурами и правилами.

Ведение и хранение трудовых книжек чётко регламентируется в нормативных актах. Каждый работодатель обязан соблюдать инструкцию и правила. Все меры направлены на то, чтобы важный персональный документ работника не был испорчен, а сведения о нём не попали к третьим лицам. Порча или утеря документации карается административной ответственностью, а также сотрудник вправе подать на компанию или конкретное уполномоченное лицо — гражданский иск.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Электронные трудовые книжки: бооольшой минус для «серых» компаний

Учет и хранение трудовых книжек в организации — это одна из обязательных задач, которую решает работодатель. Особые правила установлены только для физических лиц. Но с введением электронных трудкнижек все поменяется. Правила и порядок ведения и хранения трудовых книжек и внесения в них записи строго регламентированы постановлением Минтруда России от Заполняют от руки черной, синей или фиолетовой ручкой, использование для заполнения карандаша или маркера не допускается.

Все слова прописывают полностью, сокращения недопустимы. Трудовая книжка содержит:. Личные кадровые бумаги — это документы строгой отчетности и приобретаются работодателями. Если у гражданина нет трудовой, работодатель предоставляет ему чистый бланк, если она полностью заполнена — бланк вкладыша. Затраты на бланки учитываются в расходы компании: Дебет 20, 26, 44 Кредит Стоимость документа, предоставляемого работнику:.

Работодатели обязаны соблюдать требования к хранению трудовых книжек, установленные постановлением правительства РФ от Этот документ устанавливает правила ведения и хранения как чистых бланков, так и текущих кадровых бумаг.

Пункт 45 правил говорит о том, что работодатель ответственен за сохранность бумаг работников и закрепляет обязанность возложить ответственность за хранение на конкретное должностное лицо. Ответственное лицо назначается приказом по организации. Он не имеет законодательно установленной формы, составляется на бланке компании и содержит все возлагаемые на работника обязанности в связи с ведением и хранением кадровых бумаг, правила заполнения и хранения трудовых книжек оговаривают, что назначенное должностное лицо несет административную ответственность за несоблюдение правил обращения с бумагами сотрудников.

Ответственность за сохранность несет работодатель, поэтому трудкнижка хранится у него. Хранение трудовой книжки у работника возможно, только если его работодатель — физическое лицо. По ст. Если компания и сотрудник работают дистанционно, соглашением сторон они вправе отказаться от оформления кадровых бумаг.

Это правило закреплено ст. Кадровые документы выдаются в момент увольнения. Если документ не востребован после увольнения либо если сотрудник умер и его родственники не забрали документ, работодатель обязан хранить его у себя, срок хранения трудовых книжек установлен п. И 50 лет — если после этой даты. В соответствии с п. Поскольку речь идет о документе строгой отчетности, прежде чем непосредственно уничтожать, необходимо его правильно списать, а именно: составить акт, в котором перечислить номера всех уничтожаемых бланков, вклеив в него вырезанные номера.

Акт не имеет жестко установленной формы. С года в Российской Федерации введены электронные рабочие бумаги — это альтернатива привычным бумажным документам, реализованная исключительно в цифровом виде.

Принцип работы в том, что информацию о сотруднике работодатель вносит напрямую в информационную базу Пенсионного фонда РФ через личный кабинет страхователя. Работник в любое время вправе посмотреть информацию о себе в личном кабинете застрахованного лица на сайте ПФР или запросить у работодателя выписку из электронной трудовой. В течение года сотрудники подают работодателям заявления о переходе на электронный порядок или о том, что они хотят продолжить пользоваться бумажными документами — в таком случае информация дублируется в оба формата.

Если работник целиком переходит на электронный документооборот, работодатель выдает ему бумажный вариант и не несет более ответственность за хранение трудовых книжек, выданных на руки. Срок хранения кадровых документов в организации — это от 1 года до 75 лет. Конкретный период устанавливается законодательством в зависимости от типа и социально-экономической важности документации.

Распечатать Получать рассылку. Кадры Инструкция: как правильно хранить трудовые книжки Учет и хранение трудовых книжек в организации — это одна из обязательных задач, которую решает работодатель.

Как правильно заполнять Правила и порядок ведения и хранения трудовых книжек и внесения в них записи строго регламентированы постановлением Минтруда России от Трудовая книжка содержит: информацию о работнике или титульный лист: Ф. С года для обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ печати не обязательны, в связи с чем Печать необходима, если она в организации имеется и утверждена учредительными документами.

Если печати нет, бумаги заполняются без нее. Полезно: как составить приказ об ответственном за трудкнижки. Работнику, даже перешедшему на электронные книжки, следует сохранять бумажный документ — в цифровую базу вносится информация после Все, что предшествовало этой дате, записано в бумажной книжке и сохраняет юридическую силу.

Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями! Поделитесь с друзьями:. Вместе с эти материалом часто ищут:. Таблица сроков хранения кадровых документов. Конфликт интересов на муниципальной и государственной службе: что это и как избежать. Конфликт интересов на муниципальной службе — это ситуация, при которой личная выгода служащего влияет на выполнение им обязанностей по службе. Инструкция: как оформить больничный по уходу за родителями. Больничный лист по уходу за больным родителем — это документ, который выдают трудящимся по особым правилам.

Он позволяет ухаживать за болеющими родными. Порядок оплаты отличается от пособий по уходу за ребенком. Инструкция: оформляем перевод на другую работу по медицинским показаниям.

Перевод в связи с медицинским заключением — это изменение трудовой функции работника, связанное с состоянием его здоровья. Если оно ухудшилось, руководство не вправе оставлять сотрудника на вредной для него должности. Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю. В условиях, позволяющих обеспечить сохранность бумаги: в сейфе, запирающемся шкафу или помещении.

Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Трудовая книжка является ключевым документом, подтверждающим трудовой стаж сотрудника и его занятость. Она является документом строгой отчетности, поэтому к ее хранению предъявляются строгие требования. Дорогие читатели! Для решения именно Вашей проблемы — звоните на горячую линию или задайте вопрос на сайте.

Это бесплатно. До года трудовые книжки являлись единственными документами, которые могли бы подтвердить трудовой стаж работника.

Сейчас ситуация изменилась и стаж для начисления пенсии можно подтвердить и альтернативными способами. В частности, эти сведения Пенсионный фонд получает из отчетности, которая сдается работодателями.

Трудовая книжка на каждого сотрудника заводится единожды и должна регулярно продлеваться при ее полном заполнении посредством вкладышей. Компании, в которых был трудоустроен гражданин, могут прекратить свое действие и ликвидироваться, а вся их документация по работникам — утрачена.

Из трудовой книжки новый работодатель может получить сведения о карьерном пути сотрудника и причинах его увольнения с прошлых мест работы. Во многом поэтому вопросам хранения трудовых книжек посвящены отдельные положения трудового законодательства.

Форма и порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков и обеспечение ими работодателей должны устанавливаться федеральным органом исполнительной власти, который был назначен Правительством РФ.

Это прописано в ст. В качестве работодателя может выступать организация или физическое лицо в статусе индивидуального предпринимателя. Трудовые книжки должны храниться с учетом требований к их хранению, установленных законодательством об архивном деле.

При этом можно заметить, что в п. Если же сотрудник продолжает трудиться в организации, то правила их хранения никак законодательно не урегулированы. Хотя указанные выше правила необязательно распространяются на хранение трудовых книжек и вкладышей нет однозначных критериев для отнесения трудовых книжек к бланкам строгой отчетности , во избежание их утраты работодатель должен организовать хранение должным образом, чтобы обеспечить сохранность документов и избежать доступа к ним третьих лиц.

Например, хранить их в обычном шкафу, который запирается на ключ, но лучше всего — в несгораемом сейфе. Сохранность трудовых книжек работодатель обязан обеспечить на протяжении всего периода действия трудового договора с сотрудником. Трудовая книжка выдается ему только в день расторжения трудового договора или передается под расписку родственникам в случае смерти работника. Если после увольнения документ остается невостребованным, то он передается в архив предприятия до востребования. Согласно ст.

Согласно п. Обычно это сотрудник кадровой службы или бухгалтер. О том, что данный сотрудник становится ответственным лицом в компании за сохранность трудовых книжек, издается специальный приказ руководителя. В приказе отображается ФИО ответственного лица, виды его полномочий и сфера ответственности и дата передачи указанных функций. Сотрудник, на которого возложили полномочия по ведению и хранению трудовых книжек, должен четко следовать нормам законодательства и хранить трудовые книжки в соответствующих условиях.

По окончании каждого месяца ответственный сотрудник предоставляет в бухгалтерию отчетность о наличии бланков трудовых книжек и суммах, которые были получены за оформленные трудовые с приложением кассового ордера. Этот отчет имеет произвольную форму. Указанный порядок приведен в п. Его разновидностями являются устное замечание, выговор с занесением в личное дело, увольнение с материальной компенсацией ущерба работодателю и пострадавшему работнику.

При выборе меры дисциплинарного взыскания работодателю стоит учитывать степень вины должностного лица. Трудовая инспекция регулярно проводит плановые и внеплановые проверки организаций на предмет следования ими трудового законодательства. В ходе такой проверки она может оценить хранение трудовых книжек. За инцидент с утратой или порчей трудовых книжек работодателя даже могут привлечь к уголовной ответственности.

По ст. Трудовую книжку работодатель обязан выдать работнику на руки в его последний рабочий день. О факте получения трудовой книжки работник должен расписаться в специальном учетном журнале, в котором фиксируется движение трудовых книжек. В данном уведомлении нужно указать на необходимость явиться к работодателю за получением трудовой книжки или предоставить ему письменное согласие на отправку документа почтой.

Без предварительного согласия или заявления работника на передачу трудовой книжки по почте работодатель не вправе пересылать ее. Уведомление в адрес сотрудника желательно направить заказным ценным письмом.

О получении его сотрудником можно будет удостовериться с помощью системы отслеживания почтовых отправлений. Когда трудовая книжка была утрачена в результате чрезвычайного происшествия, которое массово уничтожило все кадровые документы, то работодатель создает специальную комиссию.

Она должны восстановить данные о трудовом стаже на основании подтверждающих документов и свидетельских показаний. Независимо от причины утраты трудовой книжки за весь период действий по ее восстановлению и исправлению сотруднику выплачивается заработок вплоть до дня выдачи ему трудовой книжки. При этом последним рабочим днем станет день выдачи трудовой книжки на руки.

Трудовая книжка не может храниться у сотрудника. Поэтому работодатель должен строго следовать указанным правилам. При трудоустройстве работодатель получает от сотрудника заполненную трудовую книжку или оформляет ее самостоятельно, если для работника это первое место работы. Это документ хранится у работодателя вплоть до последнего рабочего дня сотрудника. Таким образом, трудовая книжка является важным документом в кадровом делопроизводстве.

Она хранится у работодателя начиная с первого рабочего дня сотрудника и заканчивая днем расторжения с ним трудового договора. Работодатель не может передать трудовую книжку на хранение работнику, это противоречит закону. Организация обязана назначить через приказ ответственное лицо за учет, ведение и хранение трудовых книжек. Главными требованиями к хранению трудовых книжек является обеспечение их сохранности и недопущение к ним доступа посторонних.

За нарушение порядка хранения трудовых книжек работодателя могут привлечь к административной ответственности, а за утрату или незаконное удержание — даже к уголовной. Вверх Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии.

Пока оценок нет Загрузка Добрый день, наш сотрудник отказывается сдавать трудовую книжку на хранение. Он мотивирует это тем, что в Трудовом кодексе сказано только о необходимости предъявить трудовую книжку работодателю.

Предлагает внести запись и забрать ее к себе. Прав ли он? Заранее спасибо за ответы. Здравствуйте, Михаил. В Трудовом кодексе есть указание на то, что порядок хранения определяется Правительством.

То есть сотрудник обязан передать трудовую книжку на хранение в Вашу организацию. Добрый день, коллеги. Вопрос мой такой: может ли руководитель компании по письменному заявлению работника выдать ему трудовую книжку для того чтобы тот хранил ее дома? Нет, вы обязаны обеспечить хранение трудовых книжек в организации. Трудовая книжка выдается по заявлению работника в исключительных случаях например, если ее запрашивает Пенсионный фонд на ограниченное время.

Окончательно она передается ему только в последний рабочий день сотрудника. Не желательно. В ходе проверки трудовая инспекция может посчитать, что организация не обеспечивает должным образом сохранность трудовых книжек и вынести предписание по устранению недостатков. Хотя в законе сказано о необходимости хранения в сейфах только бланков трудовых, а не заполненных документов, но лучше хранить бланки и сами книжки сотрудников в сейфах или металлических шкафах.

Содержание Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек Где и как хранить Ответственные лица Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения Выдача трудовой книжки Может ли трудовая книжка храниться на руках у работника. Если в ходе проверки будет выявлено, что при хранении трудовых книжек были допущены недочеты, то при первичном нарушении инспектор может вынести предписание о незамедлительном устранении недостатков.

При этом за невыполнение указанных требований организация может быть привлечена к ответственности в виде штрафа по п. Санкции для должностных лиц налагаются в размере р.

При отказе получить трудовую книжку по личным причинам либо если в последний рабочий день работника не было на рабочем месте работодатель должен направить ему письменное уведомление. Если оказалось, что трудовая книжка была утрачена или испорчена сотрудником компании-работодателя, то в этом случае он обязан сделать ее дубликат. Сведения о предыдущих местах работы нужно брать из личной карточки работника.

Данные о местах работы оформляются в виде обобщающей записи. Даже если сотруднику требуются данные из трудовой книжки, то по его письменному заявлению работодатель предоставляет ему не оригинал документа, а выписку из него или заверенную копию.

Сама трудовая книжка в оригинале может быть передана работнику в исключительных случаях: например, для предъявления в Фонд социального страхования или в ПФР. Не нашли ответа на свой вопрос? Рейтинг автора. Автор статьи. Задать вопрос. Пока оценок нет. Отлично 0. Бланк вкладыша в трудовую книжку: правила использования на основании действующего законодательства в сфере трудовых правоотношений. Как правильно составить акт приема-передачи трудовых книжек и в каких ситуациях он необходим?

Для чего предназначен журнал учета трудовых книжек и как его правильно оформить работодателю? Первичное заполнение трудовой книжки: правила оформления и основные нюансы для впервые заполняемого документа. Михаил Ответить. Юля Ответить.

Где написано, что трудовые книжки должны храниться в несгораемом шкафу

Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в году. До настоящего времени они являются едва ли не единственными документами, подтверждающими рабочий стаж до года при оформлении пенсии по старости. По желанию работника, работодатель может вести только электронный вариант трудовой книжки.

Трудовая книжка является ключевым документом, подтверждающим трудовой стаж сотрудника и его занятость. Она является документом строгой отчетности, поэтому к ее хранению предъявляются строгие требования. Дорогие читатели!

Можно ли в шкафу хранить трудовую книжку

Акция месяца 8 88 Повысьте свою квалификацию в Высшей Школе Кадровика. Зарегистрируйтесь, чтобы получить этот файл и все новые образцы документов, которые нужны кадровой службе в году. Регистрация займет не больше минуты. Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите на сайт со своим логином и паролем. Это бесплатно. Заполните короткую форму регистрации , чтобы продолжить тестирование на сайте.

Как хранить трудовые книжки и личные дела сотрудников?

Учет и хранение трудовых книжек в организации — это одна из обязательных задач, которую решает работодатель. Особые правила установлены только для физических лиц. Но с введением электронных трудкнижек все поменяется. Правила и порядок ведения и хранения трудовых книжек и внесения в них записи строго регламентированы постановлением Минтруда России от Заполняют от руки черной, синей или фиолетовой ручкой, использование для заполнения карандаша или маркера не допускается.

Ответ: Порядок хранения трудовых книжек сотрудников их работодателями установлен Постановлением Правительства РФ от 16 апреля г. N "О трудовых книжках" (далее - Постановление) и содержится в разд. VI данного документа. Однако конкретного указания о необходимости хранения трудовых книжек в несгораемом шкафу в Постановлении мы не найдем. В то же время данный документ определяет особую значимость трудовых книжек отнесением их к документам строгой отчетности.

Хранение трудовых книжек в организации: требования к месту хранения, возможность выдачи на руки

Трудовые книжки. Трудовые книжки работников, а также чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них должны храниться в сейфе или в специальном помещении организации, позволяющем обеспечить их сохранность п. Для быстрого и безошибочного нахождения трудовых книжек в организации можно составлять картотеку трудовых книжек работников. За хранение трудовых книжек отвечает работник, назначенный приказом руководителя организации.

Трудовая книжка является единственным обобщающим документом, в котором сконцентрированы сведения о трудовом стаже и местах работы человека до года. Восстановить информацию за длительный период в любом случае будет сложно, а часто и невозможно.

Ответ: Порядок хранения трудовых книжек сотрудников их работодателями установлен Постановлением Правительства РФ от 16 апреля г. N "О трудовых книжках" далее - Постановление и содержится в разд. VI данного документа.

.

.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. netethe

    Как всегда кратко и доходчиво. Спасибо. Не теряйтесь.

  2. hillcaloogi

    Ви дуже чемна і розумна людина! Світ не без добрих людей! Здоров'я Вам! Дякую за Вашу працю

  3. Леонтий

    Тарас молодец, всегда полезным делом занят

  4. canbullpiltai

    Впевнений,у верховній зраді, депутатам почала моча бити в голову.Менше красти,привласнювати чуже,приходити на засідання(за що,до речі,наші гроші отримують),реформувати краіну,запускати промисловість(створюючи робочі місця).на це розуму не вистачає,а от обібрати і обікрасти свій Народ-перші в черзі.І нам,як Народу,з цим треба щось вдіяти.